تعد شعبة شؤون الطلبة من الشعب المهمة في المعهد وذلك لقيامها بكل الأمور المتعلقة بالطلبة من بداية دخوله المعهد ولغاية تخرجه . ولارتباطها المباشر بمعاون العميد لشؤون الطلبة تقوم بالاجابة على جميع الكتب الواردة اليها واصدار جميع الأوامر المتعلقة بالطلبة (التنقلات ,تعديل الترشيح,الرسوب ,التأجيل,الترقين وغيرها) وتقوم بتدقيق وثائق الطلبة المقبولين في المعهد كما وتقوم الشعبة بطباعة وصادرة وواردة الكتب المتعلقة بها لوجودطابعة وصادرة خاصة بالشعبة.
وحدة التسجيل
1-
انجاز تسجيل الطلبة الجدد المقبولين في معهدنا ولكافة التخصصات.
2-
تزويد الطلبة المستمرين بالدراسة بكتب تاييد واعلام الى كافة الجامعات والمدارس والدوائر والمؤسسات .
3-
اصدار اوامر ترقين القيد والرسوب والتاجيل للطلبة المشمولين بها.
4- اصدار اوامر الغاء قبول للطلبة المشمولين بها.
5-
تزويد الجهات المعنية بالسيرة الدراسية للطلبة المرقنة قيودهم والراسبين والمؤجلين .
6- اصدار الاوامر الادارية الخاصة بانتقال الطلبة بين المعاهد والاقسام المختلفة بعد الانتهاء من اكمالها الكترونيا.
7-
اصدار الاوامر الادارية الخاصة بتعديل ترشيح طلبة المرحلة الاولى .
8-
الاجابة على كافة الكتب الواردة من الجامعة والوزارة والجهات الاخرى بخصوص الطلبة.
انجاز تدقيق وثائق جميع طلبة معهدنا من خلال البوابة الالكترونية المخصصة لهذا الغرض في الوزارة.
9-
اصدار الاوامر الادارية الخاصة بانسحاب الطلبة .
10-
انجاز معاملات التقديم الالكتروني للطلبة خريجي الدراسة المهنية.
11-
اصدار الاوامر الادارية الخاصة بعودة الطلبة المرقنة قيودهم .
12-
اصدار الاوامر الادارية الخاصة بفقدان هويات الطلبة .
13-
اصدار الاوامر الادارية الخاصة بلجان انضباط الطلبة .
اصدار الاوامر الادارية الخاصة باعادة تسجيل الطلبة الذين لم يظهر لهم قبول او لم يسجلوا سابقا.
14-
فتح سجلات جديدة للطلبة المسجلين وحسب الاقسام والتخصصات المقبولين فيها.
15-
تزويد الجامعة والوزارة بالاحصائيات التي تطلبها .
16-
انجاز كتب صحة الصدور للهويات والكتب الرسمية التي تصدر من وحدة التسجيل .
17-
اصدار الاوامر الادارية الخاصة بالغاء قبول الطلبة لاسباب مختلفة.
18-
ادخال نتائج الطلبة و نتائج التدريب الصيفي في اضابير كافة الطلبة بعد اكمال نتائج الامتحانات النهائية التي تزودنا بها جميع الاقسام العلمية في نهاية العام الدراسي.
19-
ترحيل ملفات الطلبة المتخرجين حديثا الى وحدة الخريجين.
20-
تزويد الطلبة بكتب الكترونية لدائرة التقاعد تؤيد استمرارهم بالدوام.
وحدة الوثائق والشهادات
1-
استلام ملفات الطلبة المتخرجين حديثا من شعبة التسجيل وتنظيمها وادخالها في سجلات الخريجين حسب الاقسام والتخصصات.
2-
الارشفة الالكترونية .
3-
الاجابة على كتب صحة الصدور ثم تنزيلها في السجل الخاص بصحة الصدور
4-
الاجابة على المواقف التي تاتي من الجامعة .
5-
تزويد الجامعة وشعبة الاداء الجامعي بالاحصائيات المطلوبة.
6-
انجاز امر التخرج الجامعي للدور الاول الخاص بجميع خريجي الاقسام العلمية .
7-
انجاز امر التخرج الجامعي للدور الثاني وكلا الدورين (الموحد) الخاص بجميع خريجي الاقسام العلمية .
8-
انجاز الامر الجامعي للطلبة الـ 10% الاوائل من خريجي الاقسام العلمية.
9-
تزويد الجامعة بالبيانات الخاصة بالحالة الاجتماعية واسم الام لجميع خريجي الاقسام العلمية.
10-
تزويد الخريجين الاوائل بالكودات الخاصة بمجلس الخدمة الاتحادي.
11-
تزويد الخريجين الاوائل بالكودات الخاصة بالتقديم الى الجامعات العراقية.
12-
كتابة اسماء الخريجين في الاقسام العلمية كافة في السجلات .
13-
تزويد الخريجين بالتاييدات والوثائق (العادية وبالدرجات والمترجمة) وعمل صحة صدور الكترونية لها بواسطة رمز (QR)
14-
انجاز كتب السيرة الدراسية للخريجين وكتب واقع الحال .
الاجابة على كافة الكتب التي تصدر من الجامعة والوزارة والجهات الاخرى بخصوص الطلبة الخريجين.
15-
استلام بطاقة الخريج من الاقسام وتدقيقها وحفظها في ملفة الخريجين (باللغة العربية والانكليزية).
16-
تدقيق ملفات الطلبة الخريجين وحفظ الامر الجامعي في ملفاتهم
17-
حفظ الوثائق والكتب الخاصة بكل طالب في ملفته.
18-
طباعة الكتب والاوامر والاجابات الخاصة بالخريجن.